Motie "onafhankelijkheid hotspotlijst archiefdossiers"

Provinciale Staten van Noord-Brabant, in vergadering bijeen op 24 juni 2022, ter bespreking van Statenvoorstel 28/22 Jaarstukken 2021

Constaterende dat:

• De provincie een lijst van dossiers kent die onder de noemer ‘hotspots’ een ander bewaarbeleid krijgen dan de reguliere termijnen die voor provinciale archiefbescheiden gelden;
• De zeggenschap over die hotspotlijst belegd is bij de provinciesecretaris en GS;

Overwegende dat:
• Enkele belangrijke dossiers – te denken valt aan het LOF, Essent, Attero, Asielopvang 2015 – op deze lijst ontbreken terwijl ze, gezien de geformuleerde criteria in het Protocol Vaststelling Provinciale Hotspots, zonder meer in aanmerking voor eeuwigdurende archivering komen;
• Het wenselijk zou zijn wanneer het vaststellen dan wel de toetsing van de hotspotlijst op een onafhankelijke wijze moet gebeuren, waar ook een rol voor PS in kan worden overwogen;

Dragen GS op:
• Het protocol zodanig te wijzigen dat de Provinciearchivaris een adviserende rol en Provinciale Staten een beslissende rol krijgen bij het vaststellen van de definitieve lijst van hotspots;
• Na deze protocolwijziging een 'veegronde' voor de huidige hotspotlijst te houden, zodat deze met ontbrekende dossiers kan worden aangevuld;

en gaan over tot de orde van de dag.

Patricia van der Kammen
PVV Noord-Brabant