Spreektekst: ZRK digitalisering

Voorzitter, we gaven het in de commissievergadering al aan en ik herhaal het nog eens: de ZRK heeft wederom uitstekend werk geleverd, waarvoor dank en een compliment. De PVV vindt het vreemd dat moet worden geconstateerd dat er nog geen heldere visie op informatiebeleid is, noch een degelijk verankerde organisatie daarvan. De aanbevelingen van de ZRK delen we dan ook.

 

Maar dan zijn we er nog niet wat de PVV betreft.

 

Voorzitter, archivering en dossiervorming is vakwerk. De PVV is geschrokken van de constatering dat de provincie toewerkt naar de situatie waarin de inhoudelijk behandelend medewerker van een dossier verantwoordelijk is voor de archivering en dossiervorming in plaats van medewerkers die gespecialiseerd zijn in informatieverwerking en archivering. Zeker als je dat afzet tegen de potentiële afbreukrisico's daaromtrent die ook de Rekenkamer benoemt.

 

Voorzitter, een ambtenaar die inhoudelijk bij een dossier is betrokken en er al dan niet intensief mee bezig is, kan om wat voor reden dan ook voor complete en juiste dossiervorming geen tijd, geen zin, onvoldoende affiniteit of een ander belang hebben. De afbreukrisico's voor de provincie als betrouwbare en solide overheid zijn enorm als dossiers niet compleet of onjuist zijn. Maar ook voor de medewerkers zelf zijn er risico's, bijvoorbeeld omdat door die werkwijze de rollen- en functiescheiding onvoldoende gewaarborgd is.

 

In de commissie heeft de PVV daarom gevraagd aan het college om deze omschakeling ongedaan te maken. We doen deze oproep aan het college hierbij nogmaals, en dienen er tevens een amendement voor in bij het statenvoorstel.

 

Voorzitter, een ander punt. Bij de bespreking van het strategisch ict beleid hebben we het college aangespoord om de rol van de ICT controller te versterken en verankeren. Dit is een sleutelfunctie in het kader van ICT-control en vooral ook strategisch informatiebeleid. Het college beloofde deze suggestie mee te nemen in de uitwerking. Als we de conclusies lezen van de ZRK, dan lijkt het er sterk op, dat die toezegging van het college gewoon een loze kreet was.

 

Maar voorzitter, veel zorgelijker daarbij is dat we daadwerkelijk zelf kunnen constateren dat er van alles niet op orde is, bijvoorbeeld wat betreft de archiefwetgeving.

 

Volgens de rapportage van de ZRK dienen Gedeputeerde Staten jaarlijks een verslag uit te brengen aan PS over de uitvoering van de wettelijke taak rondom beheer van archiefstukken. Bij de afronding van het ZRK onderzoek in juli 2014 was er nog geen verslag over 2013. En nu, maart 2015, is er nog steeds geen verslag over 2013, laat staan over 2014. Voorzitter, GS geeft hiermee op zijn minst blijk van onvoldoende bewustzijn als het gaat om het belang van de archiefbeheertaken.

 

Kan het college uitleggen waarom er nog nooit verslag is uitgebracht aan PS?

 

De PVV dient een amendement in waarmee de rapportagetermijn formeel wordt vastgelegd.

 

Voorzitter tot zover.