Vervolgvragen verbouwing Provinciehuis
Geacht college van GS,
Eind september organiseerde de provincie een informatiebijeenkomst over de geplande 33,5 miljoen euro kostende verbouwing van het provinciehuis.
De provincie beoogt een verbouwing met als doel een flexplekkenhuisvesting voor de gehele organisatie, aangeduid als 'innovatief scenario'. Een eveneens overwogen scenario voorziet in renovatie met aanpak van enkel de noodzakelijke knelpunten (scenario 'Noodzakelijk aanpassen'). Aldus het rapport 'Huis van de provincie' uit juni 2010 dat de basis vormt voor de verbouwingsplannen en de begroting daarvan.
Eerder stelde de PVV-fractie het college van Gedeputeerde Staten al vragen over deze geldverslindende verbouwing van het provinciehuis. Een aantal vragen is daarbij niet of met omtrekkende bewegingen beantwoord. Samen met de informatiebijeenkomst die nog meer vragen bij ons oproept leidt dit tot het stellen van de volgende vervolgvragen.
1. Uitgangspunt in beide scenario's is dat de provincie huisvesting moet gaan bieden aan 1.000 fte, vertaald naar 1.365 werkplekken. In het rapport 'Huis van de provincie' valt te lezen dat met het scenario noodzakelijke aanpassingen het provinciehuis exclusief de nieuwbouwvleugel huisvesting biedt aan 1.275 werkplekken. De provincie beargumenteert dat met een verbouwing middels het 'noodzakelijk'-scenario bestaande huurlocaties in Best en de Pettelaar kunnen worden afgestoten, maar dat de nieuwbouwvleugel zou moeten worden gehandhaafd. Bij het 'innovatief'-concept zou daarnaast de vleugel ook kunnen worden afgestoten. Navraag bij de provincie leert dat de genoemde huurlocaties ruimte bieden aan 100 werkplekken voor de provincie. Dat betekent dat in het scenario 'noodzakelijk aanpassen' bij het laten voortbestaan van de huursituaties de nieuwbouwvleugel ook kan worden afgestoten.
a. Kan het college aangeven waarom de variant huurlocaties laten bestaan maar nieuwbouwvleugel afstoten ingeval van het 'noodzakelijk aanpassen' scenario geen overweging is in het rapport? Zo nee, waarom doet het college daar geen uitspraak over?
b. Is het college bereid deze variant alsnog te overwegen, zodat Provinciale Staten een afweging kunnen maken op basis van volledige informatie en een compleet keuzespectrum in plaats van dat hen koste wat kost via gebrekkige informatie en een kromme redenering een innovatief concept als beste alternatief wordt voorgeschoteld?
2. Opmerkelijkerwijs wordt in het rapport ook niet ingegaan op de mogelijkheid om ook zonder toepassing van het innovatieve scenario deeltijders werkplekken te laten delen.
a. Kan het college aangeven waarom bij het scenario noodzakelijk verbouwen krampachtig is vastgehouden aan de één werknemer één stoel berekening? Zo nee, waarom niet?
Kennelijk zijn er niet meer mogelijkheden onderzocht om efficiënt gebruik te maken van de beschikbare ruimte.
b. Heeft het college kritisch gekeken naar mogelijkheden van werkplekdelen binnen het noodzakelijk aanpassen concept gezien de deeltijdopslag van 15%, de externe inhuur van 10% en de 100 stagiaires waar de provincie mee rekent? Zo nee, waarom niet?
3. Eerder stelden wij de vraag wat de medewerkers vinden van het flexplekkenconcept. U antwoordde dat een grote groep betrokken medewerkers graag in dit concept wil werken en dat een deel van de medewerkers nog onvoldoende bekend is met het flexplekkenconcept en er daardoor neutraal of minder enthousiast ten opzichte van het voornemen.
Een korte inventarisatieronde in de toren leert ons dat de werkplekken er prima uitzien. De medewerkers geven desgevraagd ook aan er zeer tevreden over te zijn. De bevraagde medewerkers geven aan geen idee te hebben van de precieze inhoud van de verbouwingsplannen en geven na toelichting daarop aan dat het concept van de flexplekken niet op hen van toepassing zal zijn. Veel medewerkers geven voorts ook aan te hechten aan de vaste werkplek. Tenslotte zijn overal in de toren kasten vol dossiers aanwezig.
In het rapport leunt de aanbeveling aan de provincie om te kiezen voor het innovatieve concept op twee argumenten, namelijk dat het huidige concept niet aansluit op de toekomstige manier van werken, en dat het huidige concept niet aansluit bij aantrekkelijk werkgeverschap.
a. Kan het college aangeven op welke wijze zij zichzelf een minder aantrekkelijk werkgever acht gelet op het feit dat de medewerkers op dit moment aangeven juist tevreden te zijn over de werkplek? Zo nee, waarom niet?
b. Kan het college aangeven waarom enkel rekening is gehouden met de mening van een select clubje 'betrokken medewerkers'? Zo nee, waarom niet?
c. Kan het college aangeven hoeveel sollicitanten de afgelopen drie jaar in het sollicitatiegesprek vragen hebben gesteld over de beschikbaarheid van kantoortuinen of flexplekken? Zo nee, waarom niet?
d. Kan het college aangeven hoeveel procent van de mensen die de organisatie hebben verlaten dat heeft gedaan vanwege de kwaliteit van de werkplek?
e. Heeft u alle medewerkers gevraagd naar hun mening over het nieuwe werken en de flexplekkengedachte? Zo ja, wat was de uitkomst? Zo nee, waarom niet?
Het college duidt betrokken medewerkers als positief over het flexconcept, en merkt op dat de overigen vanwege hun onbekendheid met het concept er negatief tegenover zouden staan.
f. Kan het college aangeven op welke feiten en inzichten deze conclusie is gebaseerd? Zo nee, waarom niet?
g. Moeten wij het antwoord van het college tevens interpreteren als dat zij de medewerkers die onbekend zijn met het concept of er absoluut niet op zitten te wachten als niet betrokken beschouwt? Zo ja, hoe verhoudt zich dat tot goed werkgeverschap?Zo nee, hoe dan wel?
4. Vreemd genoeg is in de begroting voor het innovatieve concept nog geen rekening gehouden met noodzakelijke ICT-investeringen, zijn de kosten voor terreininrichting nog niet ingeraamd en zijn ook geen kosten voor personele inzet vanuit de provincie of scholings- en coachingskosten meegenomen.
a. Kan het college aangeven waarom er geen volledige en integrale begroting is opgesteld waarin alle kosten, ook de kosten van de voor de voor de verbouwing noodzakelijke randvoorwaarden zoals ICT(-infrastructuur) en personele inzet zijn meegenomen? Zo nee, waarom niet?
b. Kan het college alsnog zorg dragen voor een volledige begroting? Zo nee, waarom niet?
5. Het weglaten van ICT-kosten uit de begroting is des te vreemder omdat voor het innovatieve scenario enkele essentiële ICT-voorzieningen cruciaal zijn. Bijvoorbeeld alleen al het feit dat in het nieuwe concept geen plaats meer is voor papier of mappen. Dat betekent dat voordat de eerste flexplek gerealiseerd kan worden, alle documenten elektronisch beschikbaar zullen moeten zijn.
a. Kan het college aangeven welke ICT-voorzieningen getroffen moeten worden of aanpassing behoeven in verband met de wens om flexplekken te introduceren? Zo nee, waarom niet? Graag zowel hardware als software als overige organisatorische en beheersmatige daarmee samenhangende zaken noemen.
b. Wat is per voorziening de planning van oplevering en hoe verhoudt zich dit tot de verbouwing?
c. Wat zijn de bijbehorende kosten van al deze ICT(-infrastructurele) zaken?
d. Wanneer zal het volledig papierloos werken in de gehele organisatie ingevoerd zijn?
e. Acht het college het verantwoord te starten met flexplekken zolang er nog niet papierloos wordt gewerkt en overal in de organisatie mensen met papieren dossiers werken?
6. In het innovatieve concept worden etages intern met elkaar verbonden en komt er meer open ruimte. Dat gaat ten koste van ruimte om werkplekken in te richten.
- Klopt de waarneming dat de zogenaamde winst van beter benutten van werkplekken volledig teniet wordt gedaan doordat kostbare ruimte verloren gaat aan etageverbindingen? Zo nee, waarom niet?
7. Met betrekking tot het verbinden van etages wordt ook het oplossen van de wachttijden voor de liften genoemd als bijkomend voordeel.
- Wat weerhoudt het college ervan om (een deel van) de liften vanaf morgen niet meer op alle etages te laten stoppen en mensen een etage met de trap te laten doen, zoals ook voorgesteld wordt in het innovatief concept?
8. Er zijn vele wetenschappelijke studies en rapporten die aantonen dat de nadelen van flexplekken en kantoortuinen de voordelen ver overtreffen. Met name zaken als bereikbaarheid en vindbaarheid van collega's, concentratie en privacy zijn veelgehoorde klachten, maar ook genoemd worden de afhankelijkheid van ICT, de onpersoonlijkheid van de werkplek en zelfs de dagelijkse strijd om een werkplek. Brits onderzoek 1) toont aan dat kantoortuinen slecht kunnen zijn voor de gezondheid en tot lagere productiviteit leiden. Australische onderzoekers hebben aangetoond dat open kantoorsituaties tot minder productiviteit en meer stress leiden 2).
a. Heeft het college deze nadelen overwogen? Zo ja, waarom heeft het college desalniettemin voor het innovatief scenario gekozen? Zo nee, waarom niet?
b. Kan het college aangeven hoeveel tijd per dag de werknemers straks kwijt zijn met het zoeken van een werkplek?
c. Kan het college aangeven hoeveel productiviteitsverlies er gepaard zal gaan met het verlies aan concentratie, verhoogd ziekteverzuim en uitval van ICT-voorzieningen? Zo nee, waarom niet?
9. Het rapport is door bureau Veldhoen+Company opgesteld. Deze organisatie profileert zich op haar website zeer nadrukkelijk met het 'nieuwe werken' en het innovatieve concept. Het nieuwe werken is haar kernactiviteit. Verwacht mag worden dat de provincie zich inzake het advies over de verbouwing zou hebben laten adviseren door een organisatie met een onafhankelijke insteek.
Gesteld kan daarom worden dat het uitgebrachte advies om het innovatief scenario uit te voeren dus geenszins gebaseerd is op een eerlijke inventarisatie van kansrijke alternatieven met elk hun voor- en nadelen op basis waarvan de juiste keuze kan worden gemaakt. Het rapport representeert simpelweg een door de provinciale top vooraf geformuleerde gewenste conclusie inzake de verbouwing.
- Kan het college aangeven waarom voor een advies over de verbouwing van het provinciehuis gekozen is voor een bureau dat het nieuwe werken als concept verkoopt in plaats van aan een adviesbureau dat diverse alternatieven overweegt? Zo nee, waarom niet?
10. Vergelijking van de begrotingen van het innovatief scenario versus het scenario van noodzakelijke aanpassingen leert dat het innovatief scenario niet alleen meerkosten in bouwtechnische zin met zich meebrengt maar dat het ook een aantal zaken die sowieso aangepakt moeten worden extra duur maakt, soms zelfs meermalen duurder dan nodig. Zo is aanpassing van de klimaatinstallatie in het scenario innovatief maar liefst bijna viermaal duurder dan in het scenario noodzakelijk aanpassen, en zijn de kosten voor de elektrotechnische installatie maar liefst acht keer zo duur.
- Op welke manier denkt het college deze absurde kostenverhoging door toepassing van het op voorhand door het college verkozen scenario 'innovatief' aan de burger uit te leggen?
11. In het rapport 'Huis van de provincie' is vermeld dat de opslag voor onvoorzien en algemene kosten in het innovatieve scenario beide 15% bedragen. In de begroting bij het stuk is echter 10% voor deze posten gehanteerd, een financieel verschil van ruim 1,4 miljoen euro.
a. Kan het college toelichten waarom het percentage in de begroting afwijkt van hetgeen is vermeld in de toelichtende tekst in het rapport? Zo nee, waarom niet?
b. Kan het college aangeven welk percentage het juiste is? Zo nee, waarom niet?
c. Welke financiële consequentie heeft dit?
12. In de presentatie in september werd vastgehouden aan het uitgangspunt dat de begroting niet hoger zal uitvallen dan de genoemde 33,4 miljoen.
- Hoe kan het college blijven beweren dat de verbouwing ondanks het feit dat een aantal posten niet of onjuist is opgenomen in de begroting, niet duurder zal uitpakken dan 33,4 miljoen euro?
13. De begroting is nog incompleet, de kosten voor de Brabantse burger zijn onaanvaardbaar hoog met een onacceptabel risico op nog hoger uitvallende kosten, en aan een aantal noodzakelijke randvoorwaarden is nog niet voldaan.
- Is het college bereid om de verbouwing met toepassing van het innovatieve concept te laten varen totdat aan de volgende drie voorwaarden is voldaan, namelijk ten eerste er een complete en realistische begroting ligt, ten tweede definitief een of meerdere huurders (contractueel afgerond) zijn gevonden die tezamen minimaal 80% van de vrij te vallen ruimte in de vleugel huren en ten derde elektronische archivering en documentatie en eventuele andere noodzakelijke ICT-infrastructuur volledig is geïmplementeerd in de organisatie? Zo nee, waarom niet?
14. Als alternatief kan gedacht worden aan betere benutting van de beschikbare ruimte (bijvoorbeeld deeltijders meer werkplekken laten delen en thuiswerk deels toestaan en faciliteren) en het instandhouden van de huurlocaties Pettelaarpark en Best.
- Is het college bereid om het scenario noodzakelijk aanpassen uit te voeren inclusief het benutten van mogelijkheden van optimaal gebruik van de ruimte en instandhouding van de huurlocaties?
In verband met de agendering van het statenvoorstel over de verbouwing op 4 november willen wij uw college vragen uiterlijk 2 november 2011 onze vragen te beantwoorden.
Namens de PVV-fractie,
P. van der Kammen
R. Dol
1) Studie van University College London, via http://www.dailymail.co.uk/health/article-1259309/Why-open-plan-offices-bad-health.html
2) Oommen, V. G, Knowles, M., & Zhao, I. Should health service managers embrace open plan work environments? A review. Asia Pacific Journal of Health Management 2008; 3: 2.