Provinciale Staten van Noord-Brabant, in vergadering bijeen op 6 maart 2015 ter bespreking van de rapportage 'Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie provincie Noord-Brabant'
Constaterende dat:
-volgens de rapportage van de ZRK Gedeputeerde Staten jaarlijks een verslag dienen uit te brengen aan PS over de uitvoering van de wettelijke taak rondom beheer van archiefstukken;
-noch in juli 2014 (bij afronding van het ZRK-onderzoek) over het verslagjaar 2013, noch in februari 2015 over zowel verslagjaar 2013 als 2014 (bij navraag door de PVV) een verslag is opgemaakt door GS.
Overwegende dat:
-GS hiermee blijk geeft van onvoldoende bewustzijn als het gaat om het belang van de archiefbeheertaken;
-PS bij ontbreken van de betreffende verslaggeving gehinderd wordt in de controlerende taak.
Besluiten:
Aan ontwerpbesluit 11/15 B, een punt 3 toe te voegen:
3. GS bieden de jaarlijkse rapportage over de uitvoering van het beheer van archiefstukken -in het kader van de archiefwet- uiterlijk op 1 maart na afsluiting van het verslagjaar aan PS aan
en gaan over tot de orde van de dag,
PVV Noord-Brabant
Patricia van der Kammen
Voorzitter, we gaven het in de commissievergadering al aan en ik herhaal het nog eens: de ZRK heeft wederom uitstekend werk geleverd, waarvoor dank en een compliment. De PVV vindt het vreemd dat moet worden geconstateerd dat er nog geen heldere visie op informatiebeleid is, noch een degelijk verankerde organisatie daarvan. De aanbevelingen van de ZRK delen we dan ook.
Maar dan zijn we er nog niet wat de PVV betreft.
Voorzitter, archivering en dossiervorming is vakwerk. De PVV is geschrokken van de constatering dat de provincie toewerkt naar de situatie waarin de inhoudelijk behandelend medewerker van een dossier verantwoordelijk is voor de archivering en dossiervorming in plaats van medewerkers die gespecialiseerd zijn in informatieverwerking en archivering. Zeker als je dat afzet tegen de potentiële afbreukrisico's daaromtrent die ook de Rekenkamer benoemt.